El sistema de información de la empresa ha ido evolucionando a lo largo del tiempo respondiendo a las diferentes necesidades que a las organizaciones les surgía, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Un sistema de información realiza cuatro actividades:
Entrada
Toma los datos que requiere para procesar la información por medio de las entradas como las cintas magnéticas, unidades de diskette, CD, escáner, teclado y mouse.
Almacenamiento
Almacena toda la información procesada es una de las actividades más importantes ya que puede recordar toda la información guardada ya sea en discos magnéticos o discos duros.
Procesamiento
Efectúa los cálculos de acuerdo con la operación que se va a realizar y se realiza con los datos que se almacenan y los transforma en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
Salida de información
Saca la información procesada ya sea por impresoras, plotters, entre otros.
La información debe cumplir las siguientes características para ser útil a la toma de decisiones dentro de la organización:
- Exactitud
- Comprensión
- Completitud
- Economicidad
- Confianza
- Relevancia
- Nivel de detalle
- Oportunidad
- Verificabilidad
Estructura del sistema de información
Whitten, Bentley y Barlow proponen un modelo basado en cinco bloques elementales para definir un sistema de información: personas, actividades, datos, redes y tecnología.
El bloque de personas engloba a los propietarios del sistema a los usuarios a los diseñadores y a los que implementan el sistema.
Los datos constituyen la materia prima empleada para crear información útil.
El bloque actividades se incluyen los procesos que se llevan a cabo en la empresa y las actividades de procesos de datos y generación de información que sirven de soporte a las primeras.
En el bloque de redes se analizan la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes bloques elementales en los lugares más útiles así como la comunicación y coordinación.
Por último en el bloque de tecnología hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los restantes bloques integrantes del sistema de información.
Clasificación de los sistemas de información
Soporte a las actividades operativas: da lugar a sistemas de información para actividades más estructuradas (aplicaciones de contabilidad, nomina, pedidos) o también sistemas que permiten el manejo de información manos estructurada: aplicaciones ofimáticas, programas técnicos para funciones de ingeniería.
Soporte a las decisiones y el control de gestión: pueden proporcionarse desde las propias aplicaciones de gestión empresarial (mediante salidas de información existentes).
También resulta habitual clasificar los sistemas en función del tipo de funciona la que se dirige: financiera, recursos humanos, marketing, etc. Si bien conviene indicar que en la actualidad resulta complejo establecer fronteras rígidas en los sistemas que ofrecen el mercado.
1. Los sistemas de procesamiento de transacciones
Transaction Process Systems (TPS) son los que registran los datos de las transacciones que diariamente se procesan dentro de las organizaciones. Representan tareas iterativas y rutinarias que no necesitan de carga decisoria por lo que están prácticamente automatizadas en su totalidad.
2. Los sistemas de gestión de la información
Management Information Systems (MIS), son la evolución lógica de los TPS, para los que importante era la capacidad de procesamiento del hardware. Para estos sistemas del nivel táctico el aspecto clave es el software que procura mayor tratamiento de los datos para facilitar la labor de gestión y planificación.
3. Sistemas de soporte a la decisión
Decisión Support Systems (DSS), son sistemas de información basados en computadora que son capaces de combinar modelos y datos para intentar resolver problemas no estructurados utilizando una interfaz amigable para el usuario.
3.1 Características de los DSS
Tipos de información: maneja información externa e información interna procedente de las bases de datos
Tratamiento de la información: realizan análisis variados con los datos relacionándolos con distintos criterios.
Usuarios: finales por lo que son herramientas relativamente sencillas.
Autonomía: no son independientes del usuario como los sistemas expertos.
Software asociado: las aplicaciones se denominan generadores de DSS.
4. Sistemas de información para ejecutivos
Executive Information Systems (EIS), son similares a los DSS pero con el objetivo de que los directivos de más alto nivel puedan monitorizar permanentemente la compañía en su totalidad.
5. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
Son sistemas de información integrales que permiten la ejecución y automatización de los procesos de negocio de todas las áreas funcionales de un modo coordinado.
Estos sistemas, que se apoyan en una infraestructura común de TIC para toda la empresa, pueden ser adquiridos en forma de paquetes de software o como un software hecho a medida. Requieren de un proceso de personalización que implica tiempo e incremento de cote, pero que es fundamental para el buen aprovechamiento de estos sistemas.
5.1 Los aspectos que caracteriza un ERP
- Integración
- Modularidad
- Estandarización
- Globalidad
- Multinivel
- Flexible y abierto
6. Supply Chain Management (SCM)
Un concepto más amplio y formal define la gestión de la cadena de suministros como la coordinación estratégica y sistemática de las funciones y métodos tradicionales dentro de la compañía y con otras empresas con las que se relaciona dentro de la cadena de suministros para mejorar la cadena en sí y los resultados a lo largo plazo.
7. Los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM)
Un CRM abarca varios ámbitos, estratégico, organizativo y tecnológico.
Es el conjunto de herramientas TIC principalmente software, que va a permitir no solo reunir toda la información necesaria sobre el cliente y mejorar las decisiones de gestión de los mismos, sino también darle un mayor acceso a la compañía con la que se pretende que se identifique.
Con las aplicaciones CRM las organizaciones organizan ciertos procesos empresariales en torno a un eje distinto al habitual que puede ser, por ejemplo, el producto. Ese eje, que va a permitir desarrollar la estrategia de negocio es desde el enfoque CRM, el cliente.
Algunas de las ventajas más importantes de la utilización e incorporación de soluciones CRM en las empresas son:
- Posibilidad de identificar oportunidades de negocio
- Incremento de calidad y cantidad de información
- Posibilidad de aumentar las ventas y la fidelización del cliente
- Promueven procesos de cambio para la mejora
8. Sistemas centralizados y distribuidos
El concepto de arquitectura es muy utilizado en el ámbito de las TIC y volveremos a tratarlo cuando hablemos de desarrollo de los sistemas ya que es clave para conceptualizar la infraestructura y funcionamiento de los sistemas de información basados en computadoras.
8.1 Sistemas centralizados, dominantes en los años 80’, son aquellos caracterizados por un gran ordenador central que contiene todos los datos y al que se accede a través de terminales sin ninguna capacidad de procesamiento.
En este tipo de sistemas todas las aplicaciones y los datos residen en el ordenador central, son extremadamente eficientes en el procesamiento de transacciones pero son poco flexibles.8.2 Sistemas distribuidos. Estos sistemas se caracterizan por tener una arquitectura física formada por varios ordenadores con una gran capacidad de cómputo, y para diferentes usos a los que se conectan a través de redes de comunicación. Estos sistemas surgieron gracias a que se logró separar los datos de las aplicaciones.
- Un Data Warehouse es un almacén de datos organizado temáticamente que incorpora datos tanto internos como externos, y en el que la información se muestra de forma detallada y resumida.
- El Data Mining o minería de datos es un conjunto de técnicas y procesos, que utilizando los ordenadores y los almacenes de datos, realiza prospecciones y sondeos detectando relaciones para obtener información relevante que a primera vista puede permanecer velada entre el gran volumen de datos.
9. Sistemas expertos. Se puede definir como una aplicación que con ayuda de los ordenadores imita el comportamiento humano, en términos de valoración de la información y propuestas de actuación, en un dominio concreto del conocimiento.
Podríamos decir que los sistemas expertos son un caso concreto de sistemas de soporte a la decisión DSS procedentes de la inteligencia
- El motor de inferencia: se dedica a aplicar reglas o modelos de probabilidad sobre la base de datos para desarrollar los razonamientos lógicos.
- Interfaz de adquisición de conocimientos: permite que el experto construya y actualice la base de conocimientos.
- Interfaz de explicaciones: conocimiento de cómo funciona el sistema y permite mejoras en la consistencia de sus razonamientos.
- Interfaz de usuario: comunicarse con otros ordenadores para acceder a otros sistemas o bases de datos
- Base de conocimiento: alberga las descripciones de los conceptos de conocimiento y sus relaciones.
- Base de datos: constituye una memoria temporal donde se almacenan datos iniciales aportados.
10. Los sistemas para el trabajo de oficina
Es la parte de sistema de información orientada a satisfacer las necesidades de información más individual y menos estructurada del trabajo de las personas de una organización, que utiliza un conjunto de aplicaciones que permiten crear y gestionar: documentos, análisis individuales de datos, presentaciones y mensajes.
Este tipo de aplicaciones suelen comercializarse en forma de suite, es decir en conjunto y con una alta compatibilidad entre ellos. La gestión documental suele requerir de normas técnicas y procedimientos que sirvan para:
- Administrar el flujo de documentos a lo largo de la organización
- Organizar y recuperar la información que contienen.
- Eliminar los documentos que no sirven para una mayor eficiencia en el uso de los recursos.
Algunos de los sistemas relacionados con la gestión documental.
CMS (Content Managament Systems)
DMS (Document Managament Systems)
Componentes de compilación: se encarga de crear y recopilar información.
Componente de gestión: debe responsabilizarse de la definición y control de los flujos de trabajo
Componente de publicación: se encarga de producir productos de información o publicaciones finales de modo semiautomático.
11. Los sistemas de información geográfica (SIG)
Es un sistema de hardware, software y procedimientos elaborados para facilitar la obtención, gestión, manipulación, análisis, modelado, representación y salida de datos para resolver problemas complejos de planificación.
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