Ejemplos de Sistemas de Informacion

Aspectos Organizacionales de los Sistemas de Información

MAPA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES DE UNA ORGANIZACIÓN TIPO

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: Automatización de procesos operativos. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Los Sistemas de Información que logran automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etcétera. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS), Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS), Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS) y Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. Los tipos y usos de sistemas de información se muestran en la figura 3 A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información. Sistemas transaccionales Sus principales características son: A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización para continuar con los mandos intermedios y posteriormente con la alta administración conforme evolucionan. Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también grandes volúmenes de información. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la información que se maneja en la organización, la cual será utilizada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. El proceso de justificación puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistemas. Entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual. Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones. Ejemplos de este tipo de sistemas son la facturación, nóminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, etcétera. Sistemas de Apoyo a las Decisiones Las principales características de estos sistemas son las siguientes: Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistema es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión. Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativo de los analistas y programadores del área de Informática. Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etcétera. Sistemas Estratégicos Sus principales características son: Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Típicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. Su función es lograr ventajas que los, competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos. Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resource Planning) enfocado 9 a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etcétera. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de información Estratégico si, y sólo si, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de Sistemas de Información denominadoSistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. Dentro de esta clasificación se encuentran las hojas de cálculo, los sistemas de procesamiento de palabras, utilización de agendas, calendarios, etcétera. Para efectos de este libro, los Sistemas Personales de información serán considerados como herramientas de trabajo que apoyan la productividad.

Uso de la tecnología en la gestión empresarial

El trabajo está orientado a presentar una visión general de lo que se considera el uso de la tecnología en la gestión empresarial que esta comprendido entre la ciencia y la técnica propiamente dichas, por tanto el termino »tecnológico» equivale a »científico-técnico». El proceso tecnológico da respuesta a las necesidades humanas; para ellos, recurren a los conocimientos científicos acumulados con el fin de aplicar los procedimientos técnicos necesarios que conduzca a las soluciones óptimas. La tecnología abarca, pues, tanto el proceso de creación como los resultados.

El dinamismo del entorno económico, político, social y la evolución y sofisticación de la tecnología, obligan a las empresas a afrontar efectiva y oportunamente los cambios a sucederse, optimizando el uso de los recursos mediante la evolución y adaptación de la tecnología a través del proceso de Gerencia Estratégica.

Dependiendo de los campos de conocimiento, tenemos múltiples ramas o tecnologías: la tecnología y su administración, protección de los equipos, información a salvo, rendimiento y contabilidad, principios tecnológicos, conexión con el cliente, la tecnología en formación directiva, identificación del problema a resolver, principios de funcionamiento.

Las nuevas tecnologías y sus impactos en la competitividad empresarial

La tecnología y el universo digital están más presentes que nunca en la sociedad actual. Por primera vez, el mercado de consumo es más grande que el mercado corporativo en la industria de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). Este proceso, conocido como la consumerización de las TIC, ya es imparable. No sólo está aquí para quedarse, sino que está transformando por completo tanto a empresas como a sectores empresariales. Esto, a su vez, supone una serie de retos importantes para las compañías, pero a la vez grandes oportunidades de creación de valor. 

En torno a esa idea giró la ponencia que el profesor del IESE Javier Zamora pronunció ayer en el campus de Madrid. La charla, titulada ‘El ascenso de la(s) persona(s): Más allá de la consumerización de las Tecnologías de la Información y la Comunicación’, se enmarca dentro del Programa de Continuidad, organizado por la Alumni Association. 

Una de las conclusiones a las que llegó el profesor Zamora es clara: la adopción de estas nuevas tecnologías no debe verse únicamente como una amenaza en la destrucción de la cadena de valor tradicional, sino como una potente herramienta de la competitividad de las empresas. 

Por primera vez en la historia de las TIC, los consumidores disfrutan en sus hogares de tecnología más avanzada y asequible que la que puedan encontrar en la empresa. Este cambio tecnológico, donde las personas tienen un mayor conocimiento en el uso y los beneficios de las herramientas y servicios de las TIC, está originando un cambio social. Y este cambio social tiene un impacto directo en cómo se organizan las empresas y en cómo éstas se relacionan con sus clientes. 

Cambio de paradigma 

Aspectos como las redes sociales, internet en el móvil (los teléfonos inteligentes), los big data y la nube hacen posible esta era digital. La capacidad de procesamiento de la información aumenta de forma imparable. Debido a este impacto de la tecnología, las líneas entre el ámbito profesional y el personal se desdibujan. «Esto nos lleva a un cambio de paradigma. Sin un conocimiento de las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías, el directivo no puede configurar una estrategia adecuada para su empresa», aseguró el ponente. 

Esta consumerización hace que los flujos de información estén cambiando, así como determinadas normas cívicas. En esta misma línea, Zamora apuntó que una clave para que las empresas mejoren su competitividad es que sepan utilizar las posibilidades que ofrecen las TIC sobre el resto de sus competidores. 

Durante su intervención, este experto recordó, por ejemplo, cómo el uso del correo electrónico, de Google y sus múltiples aplicaciones, y de Facebook han calado con fuerza en el devenir de multitud de empresas. «¿Hemos visto ya todo el potencial de las redes sociales? Creo que aún faltan por llegar las redes sociales corporativas», manifestó.

La era post PC 

Las nuevas tecnologías y las inmensas posibilidades que ofrece la web 2.0 facilitan una comunicación bidireccional, en la que los clientes tienen más que nunca la posibilidad de expresarse de forma directa con la empresa durante todo el proceso en el que interactúa con ella. «Estamos entrando en la era post PC: las plataformas móviles ganan terreno al PC tradicional. Esto significa que estamos proporcionando poder de decisión a clientes y empleados, e implica una atomización de los procesos de negocio y un aumento de la competitividad», aseguró el ponente. 

Así, los nativos digitales ganan terreno. Se trata de una nueva generación que, en un futuro más o menos cercano, se convertirán en nuevos clientes y en nuevos empleados, por lo que se les debe tener muy presentes en el mundo de los negocios. 

¿Cuáles son algunas de las consecuencias de esta consumerización de las TIC? El profesor Zamora enumeró varias: el consumidor tiene más capacidad de decisión en tiempo real, los empleados buscan más participación y control en los procesos empresariales, todos queremos ser consumidores, los ciudadanos quieren más interacción de sus políticos y los clientes usan las redes sociales para hacer suya la marca. 
El poder de las TIC es incuestionable. Si la radio tardó 38 años en alcanzar una audiencia de 50 millones de personas, internet llegó a esa misma cantidad de ciudadanos en apenas cuatro años. En sólo dos años, Facebook alcanzó esa cifra. Hoy, más de mil millones de usuarios emplean la red social de Mark Zuckerberg. Ante este panorama, el principal reto al que se enfrenta el directivo es cómo gestionar los cambios culturales para adoptarlos de forma correcta a su empresa

Aplicaciones Empresariales

Las empresas necesitan que las aplicaciones críticas para el negocio, como Microsoft, SAP u Oracle, estén operativas en todo momento. Sin embargo, al mismo tiempo crean aplicaciones empresariales en la nube para aumentar sus ingresos. En cualquier caso, los requisitos son los mismos y las claves son la disponibilidad, la agilidad y la flexibilidad. Empresas de todo tipo ejecutan sus aplicaciones web en la nube para simplificar la administración de la infraestructura, implementar más rápido, reducir los costos y aumentar los ingresos. Traslade su negocio actual a AWS mientras construye el futuro de su empresa en esta plataforma.

IMPLICACIONES DEL DISEÑO Y COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Las empresas por lo general, la finalidad que tienen es que ésta reporte beneficios tangibles, para eso invierten parte de sus recursos en la implementación de los sistemas de información que sean útiles, pero los sistemas de información deben construirse con un claro entendimiento de la organización en la cual se utilizarán, y para eso se deben tomar en consideración factores organizaciones importantes que al momento de planificar creen un sistema que este acorde a mis necesidades y características esenciales.

• El entorno en que se debe desenvolver la organización.
• La estructura de la organización: jerarquía, especialización, rutinas y procesos de negocios.
• La cultura y las políticas de la organización.
• El tipo de organización y su estilo de liderazgo.
• Los principales grupos de interés que afecta el sistema y las actitudes de los trabajadores que lo utilizarán.
• Los tipos de tareas, decisiones y procesos de negocios para los cuales está             diseñado el sistema de información.

Estrategia de los sistemas de información para hacer frente a las fuerzas competitivas

Liderazgo en costos bajos:utilice sistemas de información para lograr costos operativos y precios más bajos.Un sistema de respuesta eficiente a clientes enlaza directamente el comportamiento del consumidor con la distribución, la producción y las cadenas de suministro.

 Diferenciación de producto:utilice sistemas de información para tener disponibles nuevos productos y servicios, o cambiar en gran medida la comodidad del cliente al utilizar sus productos y servicios existentes.La capacidad de ofrecer productos y servicios a la medida de manera individual, con los mismos recursos de producción que la producción masiva, se denomina personalización masiva.  Enfoque en un nicho de mercado:utilice los sistemas de información para facilitar el enfoque en un mercado específico y dar servicio a este mercado objetivo limitado mejor que sus competidores.Los sistemas de información apoyan esta estrategia al producir y analizar datos para utilizarlos en técnicas de ventas y marketing bien afinadas. Los sistemas de información dan a las empresas la oportunidad de analizar los patrones de compra, gustos y preferencias de los clientes de una manera tan detallada que les permite armar con eficiencia campañas de publicidad y marketing dirigidas a mercados cada vez más y más pequeños.Los sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM) incluyen características analíticas para este tipo de análisis intensivo de datos.

 Fortalecimiento de las buenas relaciones con clientes y proveedores:utilice los sistemas de información para estrechar los lazos con sus proveedores y desarrollar buenas relaciones con sus clientes. Los lazos fuertes con clientes y proveedores incrementan los costos del cambio y la lealtad hacia su empresa.

 Algunas empresas se enfocan en una de estas estrategias, sin embargo, es común ver empresas que siguen simultáneamente varias de ellas.

Sistemas de Información Contable

El propósito básico del sistema de información contable de una organización es proveer información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios tales como, accionistas, acreedores, inversionistas, administradores o las mismas autoridades gubernamentales. En consecuencia de que el sistema de información contable de una empresa sirve a un conjunto de diversos usuarios, se originan diferentes ramas o subsistemas.

• El subsistema de información financiera: contabilidad financiera.
• El subsistema de información fiscal: contabilidad fiscal.
• El subsistema de información administrativa: contabilidad administrativa.

Subsistema de información financiera-. Está conformado por una serie de elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilización y formas de representación de información de usuarios externos. A este tipo de sistema de información se le conoce debido a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y confiable a los diferentes usuarios externos para su toma de decisiones.

Los usuarios de la contabilidad financiera-. La información financiera es útil para los accionistas, acreedores, analistas e intermediarios financieros, el público inversionista, los organismos reguladores y para todos aquellos usuarios externos de la información contable de una organización económica.

Subsistema de información fiscal-. Está diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de usuario específico: el fisco. A las autoridades gubernamentales les interesa contar con la información de las diferentes organizaciones económicas para cuantificar el monto de la utilidad que haya obtenido de acuerdo con las leyes fiscales en vigor como producto de sus actividades y así poder determinar la cantidad del impuesto que le corresponde a pagar.

Los usuarios de la contabilidad fiscal-. La información generada por el subsistema de información fiscal es útil para las autoridades gubernamentales.

Sistema de procesamiento de transacciones

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS ) es un tipo de sistema de información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las transacciones producidas en una organización. Una transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información. Para que un sistema informático pueda ser considerado como un TPS, este debe superar el test ACID.

Desde un punto de vista técnico, un TPS monitoriza los programas transaccionales (un tipo especial de programas). La base de un programa transaccional está en que gestiona los datos de forma que estos deben ser siempre consistentes (por ejemplo, si se realiza un

pago con una tarjeta electrónica, la cantidad de dinero de la cuenta sobre la que realiza el cargo debe disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago, de no ser así, ninguna de las dos cuentas se modificará), si durante el transcurso de una transacción ocurriese algún error, el TPS debe poder deshacer las operaciones realizadas hasta ese instante. Si bien este tipo de integridad es que debe presentar cualquier operación de procesamiento de transacciones por lotes, es particularmente importante para el procesamiento de transacciones on-line: si, por ejemplo, un sistema de reserva de billetes de una línea aérea es utilizado simultáneamente por varios operadores, tras encontrar un asiento vacío, los datos sobre la reserva de dicho asiento deben ser bloqueados hasta que la reserva se realice, de no ser así, otro operador podría tener la impresión de que dicho asiento está libre cuando en realidad está siendo reservado en ese mismo instante. Sin las debidas precauciones, en una transacción podría ocurrir una reserva doble. Otra función de los monitores de transacciones es la detección y resolución de interbloqueos (deadlock), y cortar transacciones para recuperar el sistema en caso de fallos masivos.

Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DDS)

 

Los sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones o Decision Support System (DDS), se encuentran dentro del nivel de gestión o administrativo en la pirámide de los sistemas de información. Son sistemas de apoyo enfocados en el análisis de los datos de la empresa y sirven para ayudar a los directivos a tomar decisiones que a menudo son cambiantes y se deben tomar rápidamente.

Se dice que son de apoyo puesto que ayudan a las personas interesadas a reunir todos los datos necesarios, a generar alternativas y, a tomar finalmente la decisión más idónea a través de proveerlos con estimaciones, evaluaciones y de comparaciones de alternativas posibles.

Algunos ejemplos de lo que los sistemas DDS nos permitan hacer son: análisis de vendas por regiones, planificación de la producción, análisis de costos y análisis de precios y rendibilidad.

Estos sistemas se acostumbran a apoyar con los sistemas de TPS y los MIS aunque a veces también ofrecen información de fuentes externas. Además, los sistemas DSS normalmente necesitan disponer de un motor OLAP que facilite el análisis de estos datos.

Los sistemas DSS son herramientas muy utilizadas dentro del ámbito de inteligencia empresarial (Business Intelligence) ya que permiten realizar un análisis de diferentes variables de la empresa.

Algunas de las características de los sistemas DSS son:

• Extraer y manipular la información de manera dinámica y flexible.

• Ayudar y dar soporte a la toma de decisiones.
• Definir la información que se necesita y como se debe de mostrar para que sea realmente útil para el usuario.
• Tomar múltiples decisiones al mismo tiempo.
• Combinar y visualizar tanto información interna como externa.
• Ofrecer ayuda durante todas las fases del proceso de la toma de decisiones.

Por lo que refiere a la clasificación de los sistemas DSS, no hay una clasificación aceptada ni acordada universalmente. Ahora bien, según P. Haettenschwiller se pueden clasificar según: DSS pasivos, DSS activos y DSS cooperativos. Mientras que según D.J. Power se pueden clasificar en: DSS dirigidos a modelos, DSS dirigidos por comunicación, DSS dirigidos por datos, DSS dirigidos por documentos y DSS dirigidos por conocimiento.

Sistemas de Apoyo Ejecutivo (ESS)

Los sistemas ESS o EIS (también conocidos como Executive Support Systems o Executive Information Systems), por sus siglas en inglés, se encuentran dentro del nivel estratégico en la pirámide de los sistemas de información. Se trata de sistemas de información dirigidos a la alta dirección  puesto que permiten automatizar la obtención de datos (tanto internos como externos de la empresa) más relevantes y estratégicos para la organización, presentándolos de la forma más comprensible posible con la finalidad de poder dar seguimiento a los factores críticos de éxito.

Los sistemas ESS recogen todo tipo de información y datos, los analizan y los integran para finalmente diseñar gráficos (visuales e intuitivos) e informes que permitan la correcta monitorización de las operaciones. Es decir, nos permiten analizar los indicadores claves de desarrollo (conocidos como KPI).

En otras palabras, los sistemas ESS principalmente proporcionan información de la situación actual de la compañía y permiten optimizar el proceso de toma de decisiones, para ver si estamos cumpliendo (o no) con el plan estratégico de la compañía, entre otros.

Algunos ejemplos de lo que los sistemas ESS nos permiten hacer son: estimaciones de vendas a 5 años, diseñar el plan operativo, hacer previsiones de presupuestos y estimaciones de beneficios de los próximos años.

Las características que debe de tener un buen sistema ESS son:

• Presentar la información en forma de gráficos, columnas y textos intuitivos que contengan información relevante.

• Cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta dirección.

• Garantizar tiempos de respuesta cortos.
• Manipular, filtrar, comprimir y dar seguimiento a la información crítica del negocio.
• Disponer de información actualizada y siempre disponible.

 Para garantizar el éxito de la implementación de un ESS se debe tener en cuenta diez factores críticos de éxito:

1. Disponer del apoyo y compromiso de la alta dirección para invertir tiempo y esfuerzos en el desarrollo.

2. Tener el apoyo operativo.

3. Utilizar la tecnología apropiada tanto a nivel de hardware como de software.
4. Garantizar la veracidad y accesibilidad de los datos de la empresa con una correcta administración de los datos.
5. Ligar los sistemas ESS con los objetivos marcados por la empresa.
6. Contrarrestar la resistencia organizacional para conseguir que los datos muestren correctamente la realidad de la empresa. Si los usuarios no incorporan (o no lo hacen adecuadamente) los datos en el sistema, estos no mostraran una imagen fiel y real de la situación de la empresa.
7. Administrar la evolución y propagación del sistema conociendo las necesidades de los usuarios en cada momento, especialmente antes de ofrecer nuevas versiones.
8. Tener en cuenta la metodología que se utilizara en el desarrollo.
9. Definir acuradamente los requisitos de información y las necesidades de la empresa.
10. Disponer de un jefe de proyectos (Project Manager) que disponga de los conocimientos tanto técnicos como operacionales necesarios para analizar y entender correctamente las peculiaridades de la empresa. Además, debe disponer de las habilidades comunicativas suficientes para entenderse correctamente con la alta dirección para ofrecerles un sistema ESS el más personalizado posible.

Finalmente, algunos ejemplos de sistemas de ESS que podemos encontrar en el mercado son: Commander EIS (de Comshare), Command Center (de Pilot), Executive Decisions (de IBM) y Executive Edge (de Execucom).